WhatsApp Business
para empresas.

WhatsApp Business es la versión gratuita de WhatsApp pensada para empresas. Añade un perfil con los datos del negocio, un catálogo de productos o servicios y herramientas para atender mejor: mensajes automáticos de bienvenida y de ausencia, respuestas rápidas y etiquetas para ordenar los chats. Si ya atiendes a tus clientes por WhatsApp desde tu número personal, pasarte a WhatsApp Business es el primer paso lógico.

No hay que confundir la aplicación con la API de WhatsApp Business, la plataforma que permite conectar WhatsApp con un CRM, con varios agentes a la vez o con un asistente de inteligencia artificial. En esta guía práctica verás qué ofrece cada opción, cómo configurar la aplicación paso a paso y cuándo merece la pena dar el salto.

WhatsApp, WhatsApp Business y la API: diferencias

Son tres productos distintos de la misma compañía, Meta. Así se comparan:

En la API, Meta cobra por cada mensaje entregado según su categoría (marketing, utilidad o autenticación), mientras que los mensajes de servicio con los que respondes a un cliente dentro de las 24 horas siguientes a su último mensaje no tienen coste. A eso se suma lo que cobre el proveedor o la herramienta que uses, y las tarifas cambian, así que conviene consultarlas antes de decidir.

Cómo configurar el perfil de empresa

1. Elige el número. Puede ser un móvil o un fijo de la empresa; con un fijo, el código de verificación llega por llamada. Un mismo número no puede estar a la vez en WhatsApp y en WhatsApp Business.
2. Si ya usas WhatsApp con ese número, la aplicación te permite pasar la cuenta a Business conservando los chats.
3. Completa el perfil: nombre del negocio, categoría, descripción, dirección, horario, correo y web. Usa los mismos datos que en tu web y en tu ficha de Google Business Profile: la coherencia da confianza.
4. Pon tu logotipo como foto de perfil, centrado para que se vea bien dentro del círculo.
5. Activa la verificación en dos pasos con un PIN, para que nadie pueda registrar tu número en otro teléfono.

Catálogo de WhatsApp Business: productos y servicios

El catálogo es un escaparate dentro de WhatsApp. Cada artículo lleva foto, nombre, precio (opcional), descripción y enlace, y puedes agruparlos en colecciones. El cliente lo consulta sin salir del chat, añade artículos al carrito y te los envía en un único mensaje.

No es solo para tiendas. Una peluquería puede publicar sus servicios con precio; un taller, sus revisiones; una academia, sus cursos. Para que funcione:

• Fotos reales, cuadradas y con buena luz.
• Nombres claros, como los diría tu cliente: «Corte y peinado», no «Servicio 3».
• Descripciones con lo que incluye y lo que no.
• Enlace a la página del producto o del servicio en tu web.
• Revisión periódica: un precio caducado en el catálogo genera conversaciones incómodas.

Mensajes automáticos, respuestas rápidas y etiquetas

Son las herramientas que más tiempo ahorran en el día a día:

• Mensaje de bienvenida: se envía solo cuando alguien te escribe por primera vez o tras un tiempo sin conversación.
• Mensaje de ausencia: responde fuera de tu horario o en vacaciones y avisa de cuándo vas a contestar.
• Respuestas rápidas: atajos para lo que escribes cada día. Tecleas «/» y una palabra (/horario, /precios, /google) y aparece el texto completo. En la última puedes guardar tu enlace para pedir reseñas en Google.
• Etiquetas: clasifican los chats por estado, por ejemplo «Nuevo cliente», «Presupuesto enviado» o «Pendiente de pago».

Un ejemplo de mensaje de ausencia que funciona:

«Gracias por escribirnos. Ahora mismo estamos fuera de horario (de lunes a viernes, de 9:00 a 18:00). Déjanos tu consulta y te respondemos a primera hora del siguiente día laborable».

Enlaces, códigos QR y privacidad

Para que te escriban, ponlo fácil. La aplicación genera un enlace corto y un código QR que abren un chat contigo, con un mensaje predefinido si quieres, y también puedes crear tus propios enlaces con wa.me seguido de tu número con prefijo. Úsalos en tu web, en la biografía de Instagram, en la firma del correo, en las tarjetas y en el mostrador. Un truco: crea un enlace con un mensaje distinto para cada sitio («Hola, os escribo desde la web») y sabrás de dónde llega cada conversación.

En privacidad, WhatsApp es un canal más de tu negocio y el Reglamento General de Protección de Datos se aplica igual:

• Informa en tu política de privacidad de que atiendes por WhatsApp y de para qué usas los datos.
• Envía promociones solo a quien lo ha aceptado. Las listas de difusión de la aplicación solo llegan a quien tiene tu número guardado.
• No metas a clientes en grupos, donde los participantes ven los números de los demás. Para avisos generales, mejor un canal o una difusión.
• Evita pedir o enviar datos sensibles por chat y usa un teléfono de empresa, no el personal.

Cuándo dar el salto a un asistente con IA

La aplicación se queda corta cuando el volumen crece. Estas son las señales:

• Respondes las mismas preguntas muchas veces al día.
• Pierdes consultas fuera de horario o los fines de semana.
• Varias personas atienden el mismo número y no sabéis quién contestó qué.
• Las citas, los presupuestos o los pedidos que entran por WhatsApp hay que copiarlos a mano en la agenda o en el CRM.

Con la API, un asistente de inteligencia artificial puede responder a las preguntas frecuentes a cualquier hora, recoger los datos de un presupuesto, dar cita y pasar la conversación a una persona cuando hace falta. En La Lanzadera Digital montamos asistentes con IA para la web y WhatsApp y los conectamos con tu CRM, para que cada conversación quede registrada con su seguimiento.

Preguntas frecuentes

¿WhatsApp Business es gratis?

La aplicación, sí. En algunos países Meta ofrece además una suscripción de pago opcional para verificar la cuenta. La API, en cambio, tiene coste por mensaje en determinados envíos, más lo que cobre el proveedor que la gestione.

¿Puedo usar el mismo número en WhatsApp y en WhatsApp Business?

No a la vez. Puedes pasar tu cuenta actual a Business conservando los chats, o registrar otro número para la empresa, incluso un fijo, y mantener el personal aparte.

¿Se puede usar WhatsApp Business en el ordenador?

Sí. Puedes vincular la cuenta a WhatsApp Web o a la aplicación de escritorio y atender desde varios dispositivos. Para equipos grandes, con chats asignados e historial por persona, la vía adecuada es la API con una herramienta de atención.

Por dónde empezar

Dedica una tarde a lo básico: perfil completo, mensajes de bienvenida y de ausencia, cinco respuestas rápidas, etiquetas y tu enlace con QR. Si quieres ver todas las opciones, repasa las funciones oficiales de la aplicación. Cuando las conversaciones superen lo que tu equipo puede atender, hablemos: el diagnóstico es gratis y te decimos si te compensa un asistente con IA o si basta con ordenar lo que ya tienes. Escríbenos.